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在线办公,我们真的“在线”吗?

作者 知人晓静 2020-02-12 21:08 27711 阅读 24 评论 27 收藏
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在线办公,我们真的在线吗?

|知人晓静

关于今年春节新型冠状病毒引起的肺炎疫情情况,不管是官方媒体还是专业技术传播渠道,目前已经有足够多的声音和全民医学普及教学了。为了员工的安全健康,很多企业也都选择了短期的远程办公,对于用于近期线上办公高效协作的工具,比如QQ、微信、阿里的钉钉、office3659822.com_【官方首页】-澳门金沙等等,不论针对“快速了解员工健康和返程情况的分析、各省市政策、远程会议协同方面”,还是“办公文件协作、公司决策传达”等重要工作,在大规模的线上办公实践中,显然已经充分接受了考验,一定程度地提升了我们的工作效率。

今天我们来说点什么呢?

是网络很红的问候语你多久没穿正装了?还是你多久没洗头发了?

当然是开玩笑了,我们想说的,其实是不管使用什么办公软件都需要逐步提高的——在线沟通技能。

首先,大家要知道,我们所说的在线沟通主要是针对在线办公、在家办公等工作需要的职场在线沟通,基本上来说是针对确定的工作需要和目的完成的。

嗯,围绕在线办公的主要痛点有哪些呢?我们来场景还原一下——

1.看不见摸不着的迷茫感受

9822.com_【官方首页】-澳门金沙除了习惯于异地办公或者异地汇报的少数人群,(职场大数据里的比例)如跨国企业、国内集团化公司、互联网行业公司等外派或分子公司管理层人员,绝大多数公司的员工是习惯于现场配合和线下协作解决工作问题的,线下沟通时其实面对的是一种全面立体的感受,你能够看得到对方的言谈气质,全面感受的到他的立体状态,这是线上沟通无法带来的真实体验。

2.无法左右的居家干扰

这个就不多描述啦,听到很多小伙伴们反馈,在家里办公一会儿就会想去睡觉或者看电视什么的,或者有小朋友、家人的无心的干扰。9822.com_【官方首页】-澳门金沙这类问题我们不去详解,主要还是工作环境的主动隔离、自我控制、专注结果,以及事先征求到家人的理解,毕竟工作也是家庭生活的前提保障嘛,相信绝大多数的家庭成员都会支持我们的办公工作的。

3.工作达成需要更多沟通

其实很多小伙伴,会发现线下的沟通问题转到线上不但不少,还被放大了,本来就面临的问题,比如有时候说话过于直白过于委婉达不到目标不善沟通倍感挫折,线上汇报的时候,因为无法直接说话,就得辅助更加多的解释,简直是难上加难~

基于以上的几个困扰,总结起来,不管你是高级码农还是金融精英、或者是地产白领,千百种职业归类起来,不外乎两种身份:“工作执行者”和“工作发布者”。往往一些中层管理人员还反复在两种身份中随时转换,我们来细细研究一下,场景代入。

立足工作执行角度,我们总结了一下大家的工作方式,可以参考和借鉴的有以下几点:

1.精准表达

对方到底想要什么?

一个线上工作问题抛过来,你真的接的住吗?你是小窗跑去求证,还是独自反复思考,还是坐地崩溃求解呢?

这个时候有“5 why法则”来帮助你,很多时候我们不是不知道对方要什么,而是不知道工作发起人为什么要这些,以及他的工作交付人需要什么,甚至需要这些工作结果做什么?所以,接到工作以后,自己在心里多问5个为什么?不清楚的一步步去搞清楚,就减少很多返工啦!

举例:WhyWhyWhyWhyWhy=“知其然更要知其所以然”

另外,在线上汇报的时候,往往小伙伴们会一句一句地不停地说,急于表达清楚,而对方却不一定和你一样有时间守着电脑或者手机等你的结果。这时候就要注意了,当文字表达不出来情感、要义,无法解释事情的来龙去脉的时候,越需要简洁,可以做好图片、流程图、动画、类比的东西、甚至手写的脉络拍照片过去,往往能起到事半功倍的效果。

举例:我们“DBL…DBL…DBL…DBL…,不如先抛出结论“做了什么?发生了什么?为什么?”

2.及时反馈

人们对于自身发出的诉求,天生就会有得到反馈的本能,比如我们打字摁下键盘,会习惯性听到键盘哒哒的声音,比如我们插上充电插销,会习惯性看到电器的充电信号逐渐满格等等;那么,对于工作的即时反馈,具体如接到对方工作后的正确提问、主动给予积极聆听、给适当的阶段性反馈和总结,也是我们要注意的事情;另外,一定要注意,有个经典的原则这样说:越复杂逻辑的事情,越要简洁的表达;越是简单逻辑的事情,越要长句子表达修养,时刻记住工作发布者也是普通人,得到了明确的反馈,双方彼此沟通就更加顺畅了。因为别人不理解的,通常也不会支持你,那么要让对方尽快理解,就要注意上一条的“精准表达”,以及反复纠偏了。

3.线上礼节

在微信上询问是否方便的习惯微信上提前预约电话时间对方没有秒回的时候,请学会等待谁发起,谁结束越具体主动的语言越有感染力等等等等,这些都是平时老生常谈的东西,可是线上用得好的时候,往往会对你的工作效率起到事半功倍的作用。

甚至有时候,沟通中的自我坦诚(《沟通的艺术——美国 罗纳德&拉塞尔》),也说到“有意地坦诚告知一些不为人知的部分(无关紧要的),展示自己的特点、弱点或者看法,也能形成良性的互动”;比如坦率的告诉对方你确实不擅长某类工作,可能需要某方面的帮助,或者自己沟通方面比较直接请不要介意;甚至家里人有点不舒服,你确实不方便即时回复,但腾出手了会立刻高效总结工作给予反馈等,这些都有助于拉近线上交流的双方心理距离,更有助于求得理解,达成工作目标。

4.人际敏感

另外,毕竟是因为各种各样的原因,不管是不可抗力还是工作成本考虑,我们才选择大规模工作在线上沟通,在这个大环境下,小伙伴们一定尽可能从友善的方向去理解别人的表达,不要疑神疑鬼有太多的内心戏,如果真的觉得语气僵硬或者怪怪的,其实完全可以小窗直接问对方,我刚才说的是不是没把握住,被理解成XXX意思了?

这样,就不会自己去创造出模糊的信号,又做出消极的理解,还有可能给出消极的信号,这样岂不是恶性循环,得不偿失了吗?别说工作没达成目标,人际关系也容易受到伤害了。

那么,工作发布角度出发,又有什么好的方法呢?以下可以参考——

1.早晚会制度

很多时候,组织给到员工的归属感不是我们做了什么,而是我们一起在做,所以在非常时期,建立适当的早会制度,不管是布置工作,还是晨间打卡,或者是大家互相打打气,说说正能量的语言,又或者传播些有趣的图片、工作的场景,都能够迅速地建立大家一起工作协同的仪式感,适当的时候管理者趁机说说阶段性的工作目标和当日工作计划等等,更能快速地创造起职业凝聚感来;每天晚上简大家单汇报一下当日的工作结果,也是对上午计划的总结,这些都被证明对于工作即时梳理,是很好的实践。

2.目标拆解

明确一下,这个“拆解”并不是计划运营、人力资源专业方面的“绩效计划和评价所描述的KIP目标拆解”哦~

由于线上协作的成本和难度增大,对我们这些“工作发布者”提出了更高的要求,得把一个个具体的工作目标和或任务,精准地拆解成一天甚至半天的具体动作,必要的时候进行量化和公示或者协同共享,这样整个团队才能信息畅通透明,才能够减少不必要的重复沟通,甚至还能够前置解决很多问题。

9822.com_【官方首页】-澳门金沙举个例子,甲同事发布工作告知大家,本小组今天准备整理出现某类情况的原因分析文件,而乙同事的工作组恰好有这类问题需要深度沟通,看到甲组的工作计划,也就自然而然做了主动协作,为组织省出很多时间。

3.积极参与

这里其实是针对管理者提议的,他们一般承担工作发布角色。

根据心理学和黑盒原则,大多数情况下,我们在线上收到的语言反馈,不管是赞许还是否定,在真实场景里往往比感受到的还要放大一些。翻译成大白话就是你觉得对方肯定你,那就是此刻对方对你的工作非常肯定;你有点忐忑,感觉这个事情不妙,往往真实情况是你的上级已经有点恼火了哦”~

9822.com_【官方首页】-澳门金沙大家都知道,在工作语言反馈中,肯定和积极的语言会让对方感受到被重视和认可;中性的语言会让对方感受到很客观;否定的语言会容易让接受者觉得对方对于沟通内容不感兴趣甚至不耐烦。所以,从工作发布者的角度,在工作要求时间压力不大时,也可以尽可能积极地用中性或者肯定的语言去参与基层工作探讨,事实证明多多给予鼓励和帮助,必要时幽默一下给点眼神,你的团队可能瞬间就干劲十足,满血复活啦!

4.放松一下

说到这里,坦率讲其实在承担线上工作发布责任的时候,我自己也会容易陷入“蕉绿”状态,不断寻求及时反馈,进行压力传导,也常常在自己寻找更好的办法来解决自己的心理悬空状态~

因为我们总是习惯看得到摸得着团队的小伙伴,平时一回头,一个眼神,甚至着急了凑到身边问一句,就减少了很多的工作沟通障碍,日常的在线工作多是辅助线下沟通的程序。反而这样特殊的全线上交流的情况,在大多数人的职业生涯中,其实是少见的。

劝劝自己,反过来想也许这正是一种工作方式的颠覆,正说明从结果导向上去要求工作小伙伴,反倒对团队成员个人的自我管理、时间管理以及工作效率提出了自我进化的要求,减少了上下班路上的时间,集中精力面对工作,又倒推出团队成员精准表达能力的提升,不是吗? 


管理者们也不妨放松一点,让小伙伴们适应一下,说不准适应后的大家的工作和生活质量都提高了呢!


总结一下,当你是任务执行者时,可以关注精准表达的方式工作的及时反馈线上的沟通礼节等,而从工作发布者的角度,就可以尝试早晚会议机制目标动作拆解积极参与沟通等几方面就OK啦!

相信只要我们心在一起,目标统一简单,线上工作也会带来有趣的体验,也许还会无心插柳柳成荫,创造开放共享积极的氛围和创意!

新的一年,祝你快乐“在线”,沟通“在线”,更要健康“在线”呦~


对了,如果觉得我的观点有意思,请在评论区和我互动探讨交流,并请点订阅哦~

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斑点狗05381

24楼 斑点狗05381

办公容易,状态很难保持

2020-02-15 09:03:44 回复 赞(2)
504535930

23楼 504535930

绩效提升与改变方式太难了,公司的能者更强弱者更弱

2020-02-14 14:56:36 回复 赞(1)
504535930

22楼 504535930

绩效提升与改变方式太难了,公司的能者更强弱者更弱

2020-02-14 14:56:32 回复 赞(0)
飞翔的海棠15082708

21楼 飞翔的海棠15082708

已打卡学习

2020-02-14 13:58:09 回复 赞(0)
hfxiaoer

20楼 hfxiaoer

多谢分享

2020-02-14 13:52:17 回复 赞(0)
段段134

19楼 段段134

有道理

2020-02-14 13:07:45 回复 赞(1)
段段134

18楼 段段134

有道理

2020-02-14 13:07:42 回复 赞(1)
麒麟日记

17楼 麒麟日记

很好的总结,学习了!

2020-02-14 12:05:51 回复 赞(1)
aaoo

16楼 aaoo

在家洗头化妆换美美的衣服,就是对同事最大的尊重了~

2020-02-14 10:57:28 回复 赞(2)
可乐V小疯子

15楼 可乐V小疯子

获益匪浅!

2020-02-14 10:57:09 回复 赞(1)
萤火虫1

14楼 萤火虫1

拆解目标很重要的,把部门目标分到个人,个人的任务分解到周、日

2020-02-14 10:57:04 回复 赞(1)
HR海洋

13楼 HR海洋

醍醐灌顶

2020-02-14 10:56:53 回复 赞(1)
lingziqian

12楼 lingziqian

偶尔放松一下确实可以提高工作效率呀

2020-02-14 10:56:45 回复 赞(1)
南京张姐

11楼 南京张姐

其实我觉得每日按时提交工作成果就好啦,至于员工的状态不要过分关注

2020-02-14 10:56:36 回复 赞(1)
文子骆驼

10楼 文子骆驼

总结很到位

2020-02-14 10:56:13 回复 赞(1)
xiaoni

9楼 xiaoni

在家办公需要监控,但监管过多员工又会反感,很难做

2020-02-14 10:55:51 回复 赞(1)
浪漫云飞

8楼 浪漫云飞

现在我们就是早晚会哎,感觉比在公司还要累....

2020-02-14 10:55:25 回复 赞(1)
HIFI

7楼 HIFI

确实很干货哦

2020-02-14 10:55:06 回复 赞(1)
无欲何求

6楼 无欲何求

看不见摸不着的迷茫感受,无法左右的居家干扰,确实会有这方面的困扰

2020-02-14 10:54:48 回复 赞(1)
年少的梦

5楼 年少的梦

文章逻辑很完整~喜欢

2020-02-14 10:54:34 回复 赞(1)

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曾任国企上市地产、知名金融不动产房企、民营标杆上市房企城市公司HRD、区域平台OD\HRBP管理岗位;具有地产、百货资深..
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